Veja 5 maneiras de arquivar documentos da empresa de forma mais segura
Arquivar documentos de maneira organizada e lógica é fundamental para o bom andamento dos processos internos de uma empresa. Notas fiscais, impostos de renda, declaração anual do Simples Nacional e outros arquivos fiscais e trabalhistas, por exemplo, devem ser mantidos obrigatoriamente pelo negócio sob pena de este ter de arcar com multas do governo em caso de inconformidade.
Assim, surge a questão: como manter a segurança das informações armazenadas? Pensando nisso, preparamos este post para você. Vamos explicar 5 maneiras de arquivar documento de forma mais segura. Boa leitura!
1. Digitalize os documentos
Embora muitas vezes utilizadas como sinônimos, as palavras
digitalizar e escanear compreendem processos diferentes. Enquanto a segunda significa transformar um arquivo de papel em uma cópia digital, a primeira, além de também realizar a duplicação eletrônica, permite que o arquivo criado seja indexado por softwares especializados.
Dessa forma, arquivar documentos a partir da digitalização dos papéis é um passo importante para a organização da empresa. O processo abre caminho para a adoção de um
sistema GED, elevando a patamar mais alto a maneira com que o negócio lida com a papelada.
2. Arquive os documentos na nuvem
Arquivar os documentos na nuvem é outro recurso utilizado para aumentar a segurança das informações. Também conhecida como cloud computing, a prática possibilita que os arquivos estejam salvos em servidores remotos, protegidos de intempéries e em condições adequadas para o seu perfeito funcionamento.
Além disso, é possível estabelecer o controle do acesso às informações por usuários. Assim, a hierarquização dos dados define quem pode consultar determinados arquivos, restringindo o que for sigiloso.
3. Controle o prazo de guarda dos documentos
Determinados documentos, como
fiscais e
trabalhistas, possuem prazo de guarda estabelecido por lei. Dessa forma, é preciso desenvolver um sistema de controle para descartar a papelada que pode ser descartada.
Se você tem um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, isso não será um problema. Ao cadastrar os arquivos, o software reconhece o prazo e indica quando este for superado. Caso a empresa não possua esse recurso, o recomendado é desenvolver uma tabela para controle exato do período necessário para arquivamento das informações.
4. Aplique o certificado digital
O
certificado digital funciona como uma identidade eletrônica do documento digitalizado. Essa tecnologia indica que as informações presentes ali são verdadeiras e foram produzidas de fato por quem assina o material.
Funciona assim: após a digitalização dos arquivos, estes são chancelados por uma autoridade certificadora. Esse órgão associa o conteúdo à empresa e concede chaves criptográficas aos documentos — garantindo, assim, a segurança das informações.
5. Organize documentos contábeis por ordem crescente e assunto
Outra etapa importante para arquivar os documentos da sua empresa é organizar os documentos contábeis por ordem crescente e por temas. Essa categorização é fundamental para manter a ordem do espaço físico e evitar que se gaste muito tempo para encontrar a papelada necessária para dar continuidade aos processos rotineiros do negócio.
Arquivar documentos, portanto, é fundamental para dar celeridade ao fluxo de trabalho da empresa e garantir que informações importantes e documentos legais não sejam extraviados ou danificados. Nesse sentido, a adoção de um sistema especializado ajuda a garantir a armazenagem e consulta de arquivos físicos e digitais. O caminho recomendado é contar com um parceiro especializado nessas práticas.
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