Decreto 10.278/2020: Digitalização Certificada de Documentos
Autor
Roberto Gonçalves
Com o Decreto 10.278/2020, as empresas não precisam gastar tanto tempo e espaço com arquivos em papel. Porque ele permite digitalizar todos esses documentos e descartá-los, sem perder a validade jurídica.
Este decreto, estabelece as técnicas e requisitos para a digitalização de documentos com valor legal, garantindo que arquivos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais. Na prática, trata-se da padronização da digitalização certificada, um marco para a evolução da gestão eletrônica de documentos no Brasil, que traz ganhos enormes para as empresas em agilidade, economia de espaço e segurança da informação.
Neste artigo, explicamos o que é o Decreto 10.278/2020 e quais benefícios ele traz. Vamos detalhar os 5 requisitos técnicos para a digitalização ter valor legal, destacar quais documentos podem ou não podem ser digitalizados (conforme a lei) e apresentar um passo a passo prático para você implementar essa transformação digital na sua empresa. Também incluímos uma tabela comparativa digitalização legal vs. arquivo físico e respondemos dúvidas comuns na seção FAQ. Continue a leitura e descubra como eliminar o papel de vez, mantendo a conformidade legal e ganhando eficiência!
O que é o Decreto 10.278/2020 (digitalização de documentos)?
O Decreto 10.278/2020, de 18 de março de 2020, é a regulamentação federal que define os procedimentos técnicos para digitalizar documentos públicos e privados de forma que a versão digitalizada tenha o mesmo valor jurídico que o documento físico original. Em outras palavras, se você seguir todos os padrões e requisitos do decreto, o documento digitalizado equivale legalmente ao original em papel, podendo substituir este em processos e arquivos oficiais.
Essa legislação se aplica a documentos de pessoas jurídicas de direito público e privado, assim como de pessoas físicas em interação com órgãos públicos. Ou seja, empresas privadas, órgãos governamentais e cidadãos podem se beneficiar da digitalização certificada em suas rotinas administrativas. Vale lembrar que, após a digitalização feita conforme o decreto, o documento físico pode ser descartado, liberando espaço e reduzindo custos, exceto nos casos de documentos que tenham conteúdo de valor histórico, os quais devem ser preservados em papel. O resultado prático é a desburocratização: menos papel acumulado e mais agilidade na gestão de informações.
Importante destacar que o decreto nasceu para dar segurança jurídica à digitalização. Antes dele, não existia uma norma clara garantindo validade jurídica a cópias digitalizadas, e as empresas até escaneavam documentos para facilitar acesso, mas eram obrigadas a manter os originais em arquivo físico. Agora, com as novas regras, é possível confiar nos arquivos digitais e até eliminar o papel, desde que tudo seja feito dentro dos padrões exigidos por lei. A seguir, veremos quais são esses padrões técnicos obrigatórios.
Requisitos técnicos para a digitalização com valor legal
Conforme o Decreto 10.278/2020, para um documento digitalizado ter validade jurídica equiparada ao original, é preciso garantir cinco requisitos técnicos principais:
1. Integridade e confiabilidade do documento digitalizado
A versão digital deve ser idêntica ao documento físico, sem adulterações ou perdas de informação. Isso abrange capturar todos os detalhes do original (texto, assinaturas, carimbos, imagens, etc.) fielmente. Além disso, é necessário haver um meio de comprovar a autenticidade e autoria do documento digitalizado, por exemplo, através de certificação digital ou assinatura eletrônica vinculada ao arquivo. Essa medida assegura que o documento não foi alterado após digitalização e que se trata de uma cópia confiável do original.
2. Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos
Todos os procedimentos realizados durante a digitalização devem ser passíveis de auditoria posterior. Isso significa manter um histórico detalhado do processo: quem digitalizou, quando, em qual equipamento, quais parâmetros foram usados, etc. O sistema ou método utilizado precisa registrar logs dessas atividades, permitindo a rastreabilidade completa do documento digital. Dessa forma, pode-se auditar e verificar que o processo seguiu as normas, garantindo transparência e confiança jurídica.
3. Qualidade da imagem, legibilidade e uso do documento
A digitalização deve obedecer a padrões técnicos mínimos de qualidade da imagem definidos no decreto. As cópias digitais precisam ser perfeitamente legíveis e utilizáveis, tanto na tela quanto em eventuais impressões. Para isso, exigem-se parâmetros como resolução mínima de 300 dpi na maioria dos documentos (ou 600 dpi no caso de plantas e mapas, que exigem maior detalhe), configuração de cores adequada (escala de cinza ou cor, conforme o original) e fidelidade na reprodução. Também é definido o formato de arquivo onde os documentos devem ser salvos: em geral, PDF/A para documentos textuais (formato que garante reprodução consistente e longa acessibilidade), e PNG para imagens como fotos, cartazes, plantas e mapas. Seguindo esses padrões de qualidade, o documento digitalizado terá a mesma clareza e conteúdo informativo que o original em papel.
4. Confidencialidade do documento (quando aplicável)
Quando o documento contém informações confidenciais ou sigilosas, o processo de digitalização deve preservar esses níveis de acesso. Ou seja, a solução utilizada precisa permitir controle de permissões, garantindo que somente pessoas autorizadas possam visualizar ou manipular o arquivo digital. Este requisito assegura que a digitalização não comprometerá a privacidade ou o sigilo de documentos sensíveis. Na prática, isso envolve armazenar os arquivos digitalizados em sistemas seguros, com autenticação de usuários e, se necessário, criptografia, para que os documentos confidenciais permaneçam protegidos mesmo no meio eletrônico.
5. Interoperabilidade entre sistemas informatizados
Por fim, é exigido que os documentos digitalizados sejam gerados e armazenados em formatos que garantam a interoperabilidade, ou seja, a capacidade de diferentes sistemas e softwares conseguirem ler e trocar esses arquivos sem incompatibilidade. O decreto define como padrão o formato PDF/A (para documentos textuais), exatamente por ser um formato aberto e de longa duração, que preserva a formatação original do documento em qualquer sistema. Isso significa que um PDF/A gerado hoje poderá ser aberto no futuro em diversos programas, sempre mantendo o mesmo conteúdo e aparência. A interoperabilidade também se refere à integração entre o sistema que digitaliza e outros sistemas de gestão, os arquivos devem poder ser migrados, copiados ou acessados por diferentes plataformas sem perda de informações. Em resumo, seguir esse requisito garante que seus documentos digitais não ficarão “presos” a um software proprietário e poderão ser acessados consistentemente ao longo do tempo.
Quais documentos podem (ou não podem) ser digitalizados conforme o decreto?
Uma dúvida comum é: quais tipos de documentos entram nessa lei e são convertíveis em digital com valor legal? De modo geral, praticamente qualquer documento em papel pode ser digitalizado nos padrões do Decreto 10.278. O Anexo I do decreto traz uma lista abrangente de categorias de documentos contemplados, incluindo: textos impressos (sem ou com ilustrações, em preto e branco ou em cores), textos manuscritos, fotografias, cartazes, plantas e mapas, entre outros. Ou seja, contratos, propostas, relatórios, prontuários, notas fiscais, desenhos técnicos, vários documentos físicos do dia a dia empresarial podem se tornar digitais com validade jurídica, desde que sigam os requisitos técnicos já citados.
Por outro lado, o decreto não se aplica a certos documentos específicos, que não adquirem valor legal somente com a digitalização. As principais exceções explicitadas na norma são:
Documentos originalmente digitais
Arquivos que já nasceram em meio eletrônico (nesse caso, aplicam-se as regras da MP 2.200-2/2001 e da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira para validade jurídica).
Documentos de operações do sistema financeiro
Registros bancários e financeiros regidos por legislação própria (p. ex. Resolução BCB nº 4.474).
Microfilmes
Documentos armazenados em microfilme não entram no escopo do decreto.
Audiovisuais
Conteúdos de áudio/vídeo têm legislação específica (direitos autorais, etc.).
Documentos de identificação pessoal
RG, CNH, carteiras profissionais (CTPS, CRM, OAB etc.), certificado militar e similares.
Documentos de porte obrigatório em original
Por exemplo, a própria CNH e outros documentos que por lei precisam estar em posse física do indivíduo.
Para esses casos acima, mesmo que você os digitalize, a cópia digital não substitui o original em termos legais. Além disso, vale reforçar: documentos de valor histórico (como arquivos públicos ou acervos permanentes importantes) podem ser digitalizados para preservação, mas seus originais não devem ser descartados. Fora essas exceções, todos os demais documentos empresariais ou públicos podem sim ser digitalizados com valor legal, desde que você siga cuidadosamente os critérios técnicos e de segurança definidos.
Digitalização legal vs. manter arquivos físicos (comparativo)
Para entender a vantagem de adotar a digitalização certificada em vez de manter somente documentos em papel, veja a comparação a seguir entre os dois cenários:
Como podemos observar, a digitalização certificada de documentos traz benefícios claros em termos de agilidade, economia e segurança, além de garantir conformidade legal. A empresa ganha em organização e inovação, enquanto elimina as desvantagens do arquivamento puramente físico.
Como digitalizar documentos conforme o Decreto 10.278 (Passo a Passo)
Se sua empresa deseja implementar a digitalização com valor legal, é importante seguir um processo bem estruturado. Abaixo, apresentamos um passo a passo prático para digitalizar documentos de acordo com o Decreto 10.278/2020:
Planejamento e seleção dos documentos
Antes de tudo, identifique quais documentos serão digitalizados e organize o acervo. Classifique por tipo (contratos, notas fiscais, prontuários etc.) e determine se há documentos dentro das exceções do decreto (por exemplo, documentos de identificação ou aqueles que precisam ser mantidos em original). Defina uma política de digitalização com prioridades e cronograma, de modo a controlar o projeto sem perder nenhum documento importante.
Configuração de equipamento e padrões técnicos
Utilize scanners ou multifuncionais de alta qualidade, configurados para atender aos padrões mínimos exigidos. Certifique-se de escanear em resolução adequada (mínimo 300 dpi; 600 dpi para documentos com muitos detalhes como mapas). Ajuste o modo de cor conforme o original, use escala de cinza ou colorido se o documento tiver ilustrações ou carimbos em cor. Garanta que o formato de saída seja o correto: por exemplo, salve arquivos de texto em PDF/A (formato recomendado para preservação de documentos digitais) e imagens/fotografias em PNG. Esses cuidados assegurarão que cada documento digitalizado tenha ótima legibilidade e esteja de acordo com as normas técnicas do decreto.
Garantia de autenticidade e integridade
Após digitalizar, é fundamental assegurar a autoria e a integridade do documento eletrônico. Para isso, aplique mecanismos de autenticação, o mais usual é utilizar uma assinatura digital ou eletrônica no arquivo. No caso de documentos de órgãos públicos, o decreto exige assinatura digital com certificação ICP-Brasil (certificado digital oficial). Já em documentos entre particulares, pode-se optar por qualquer método de comprovação de autoria e integridade aceito entre as partes, como, por exemplo, a assinatura eletrônica avançada. O importante é vincular uma credencial de confiança ao documento digital, para comprovar que ele é autêntico (foi realmente emitido pela entidade X) e que não foi alterado depois de digitalizado. Esse passo confere validade jurídica plena ao arquivo, equiparando-o ao original.
Indexação e sistema de gestão dos arquivos digitais
Não basta escanear e guardar os PDFs em uma pasta, é recomendável usar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para armazenar e organizar tudo com segurança. Adote uma solução confiável (de preferência em nuvem, com backup automático e altos padrões de segurança) para guardar os arquivos digitalizados. Indexe metadados em cada documento (como título, data, tipo, partes envolvidas) para facilitar a localização rápida no futuro. Defina níveis de permissão de acesso conforme a confidencialidade de cada documento, por exemplo, documentos restritos só podem ser visualizados por setores ou pessoas autorizadas. Com um bom sistema de GED, você garante não apenas o armazenamento seguro, mas também o gerenciamento eficiente dos documentos digitalizados, atendendo aos requisitos de confidencialidade, rastreabilidade e disponibilidade.
Controle de qualidade e auditabilidade
Estabeleça um procedimento de verificação após a digitalização. Confira se cada arquivo digital está completo, legível e corretamente indexado. Valide que todas as páginas foram capturadas e que nenhuma informação ficou ilegível. Além disso, mantenha os registros de todo o processo, por exemplo, um relatório indicando lote de documentos digitalizados, responsáveis, datas e eventuais observações. Essa documentação interna garante a auditabilidade: se futuramente alguém questionar a validade de um documento digital, você tem como provar como e quando ele foi digitalizado, cumprindo as exigências legais. Investir alguns minutos na checagem de qualidade evita problemas jurídicos no futuro.
Descarte seguro dos originais físicos
Com os documentos já digitalizados, assinados e armazenados corretamente, prepare o descarte dos papéis. O decreto autoriza eliminar os originais após a digitalização conforme as regras (exceto no caso de documentos de valor histórico, que não podem ser destruídos). Contudo, recomenda-se que o descarte seja feito de forma segura e documentada: utilize técnicas de destruição que garantam a impossibilidade de recuperação (como trituração ou incineração certificada) e elabore um termo de descarte ou relatório registrando quais documentos físicos foram eliminados e quando. Essa prática é inclusive alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que requer transparência sobre o ciclo de vida dos dados pessoais. Com o descarte seguro, você encerra o processo com chave de ouro, sem acumular papel desnecessário e com conformidade legal completa.
O diferencial da EBOX Digital
A eBoxDigital se destaca como parceira ideal para executar toda essa jornada de digitalização certificada de forma simples e eficaz. Somos especialistas em digitalização de documentos conforme o Decreto 10.278, contando com infraestrutura de ponta e anos de experiência no setor. Com a EBOX, sua empresa pode digitalizar qualquer volume de arquivos sem dor de cabeça, oferecemos um sistema GED completo, armazenamento seguro em nuvem, tecnologias de OCR (reconhecimento de caracteres) e indexação automática, além da integração com soluções de assinatura eletrônica para garantir a autenticidade dos documentos. Nossa equipe especializada cuida de cada etapa do processo, assegurando qualidade, segurança e atendimento a todos os requisitos legais. Está pronto para dar adeus ao arquivo de papel e transformar a gestão documental do seu negócio? Entre em contato com a eBoxDigital hoje mesmo e descubra como podemos implementar uma solução sob medida, garantindo validade jurídica, agilidade e total confiabilidade aos seus documentos digitais!
FAQ, Perguntas Frequentes sobre Digitalização com Validade Legal
O que é o Decreto 10.278/2020 e qual seu objetivo?
É o decreto federal que define regras e padrões técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados com validade jurídica. Seu objetivo é permitir que documentos digitalizados tenham o mesmo valor legal dos originais em papel, facilitando a substituição dos arquivos físicos por arquivos eletrônicos sem perder autenticidade e segurança.
Documentos digitalizados têm a mesma validade jurídica dos originais?
Sim, desde que a digitalização seja feita de acordo com os requisitos do Decreto 10.278/2020. Cumprindo os padrões de qualidade de imagem, integridade, autenticidade e demais critérios, a cópia digital produz os mesmos efeitos legais do documento original. Na prática, isso significa que o documento digitalizado pode ser usado oficialmente como prova, assim como o papel, não havendo prejuízo jurídico.
Quais documentos não podem ser descartados após a digitalização?
Alguns tipos de documento não são abrangidos pelo decreto, então mesmo que sejam escaneados é preciso manter os originais físicos. Entre eles estão: documentos originalmente digitais, registros de transações financeiras, microfilmes, materiais audiovisuais, documentos de identificação pessoal (RG, CNH, etc.) e documentos de porte obrigatório em via física. Além disso, documentos com conteúdo de valor histórico devem ser preservados em papel e seguir legislações arquivísticas específicas, mesmo após digitalizados.
Como fazer a digitalização de documentos com valor legal?
Para garantir validade jurídica, é preciso seguir as boas práticas definidas em lei: use equipamentos de alta resolução (300 dpi ou mais), salve os arquivos nos formatos exigidos (PDF/A, PNG), mantenha a integridade aplicando assinatura digital ou eletrônica no documento, e armazene tudo em sistema seguro com logs de auditabilidade. Em resumo, deve-se assegurar integridade, rastreabilidade, qualidade de imagem, confidencialidade e interoperabilidade no processo. Se isso parecer complexo, contar com uma empresa especializada (como a eBox) é a melhor saída para cumprir todos os requisitos sem complicação.
O que é “digitalização certificada” de documentos?
“Digitalização certificada” é um termo usado para descrever a digitalização de documentos seguindo rigorosamente os padrões legais, de forma que o arquivo digitalizado seja certificado como autêntico e válido. Significa digitalizar com qualidade alta, gerar um arquivo fiel (idêntico ao original) e aplicar mecanismos de autenticação (certificado digital, hashes ou assinaturas eletrônicas) que certifiquem a autoria e integridade do documento digital. Em outras palavras, é a digitalização feita conforme o Decreto 10.278/2020, garantindo que o documento escaneado tenha valor legal equivalente ao do documento físico.
