Decreto 10.278/2020: digitalização de documentos com valor legal
Autor
Roberto Gonçalves
O Decreto 10.278/2020, de 18 de março de 2020, é a regulamentação federal que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. Em outras palavras, essa legislação (também conhecida como lei de digitalização de documentos 2020) permite que arquivos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico dos documentos originais em papel. Antes do decreto, muitas empresas até digitalizavam arquivos para facilitar o acesso, mas ainda eram obrigadas a guardar os originais físicos por segurança jurídica. Agora, seguindo os padrões exigidos, é possível confiar nos documentos eletrônicos e até descartar o papel sem perder a validade legal.
A medida se aplica a empresas privadas, órgãos públicos e até pessoas físicas em interação com o poder público. Ou seja, praticamente todos podem se beneficiar da digitalização certificada. Com isso, ganham-se agilidade nos processos, economia de espaço físico e segurança da informação, ao mesmo tempo em que se reduz a burocracia do papel. Documentos digitalizados conforme o decreto produzem os mesmos efeitos legais que o original, permitindo seu uso oficial como prova documental. Após a digitalização feita dentro dos requisitos, o documento físico poderá ser descartado (exceto se tiver valor histórico), abrindo caminho para um ambiente de trabalho mais eficiente e sem papel.
O que é o Decreto 10.278/2020 e por que ele importa?
O Decreto 10.278/2020 foi criado para dar segurança jurídica à digitalização de documentos no Brasil. Ele define procedimentos técnicos claros para que uma cópia digital tenha valor legal equivalente ao do documento físico original. Na prática, isso significa que um arquivo PDF gerado a partir de um documento em papel, desde que atendendo a todas as exigências do decreto, passa a ter validade jurídica e pode substituir o papel em processos oficiais.
Esse decreto é um divisor de águas na gestão documental. Antes dele, não havia garantia legal para documentos escaneados, as empresas digitalizavam por conveniência, mas precisavam manter o papel guardado. Agora, com as novas regras, é possível eliminar os arquivos físicos com tranquilidade, desde que a digitalização seja feita dentro dos padrões exigidos por lei. Isso representa menos custos de armazenamento, menos papel acumulado e mais rapidez para acessar informações. Em suma, o Decreto 10.278/2020 viabiliza o escritório sem papel com respaldo legal, o que antes não era possível em muitas organizações.
Requisitos técnicos para a digitalização com valor legal
Conforme o decreto, os principais requisitos técnicos para a digitalização são:
Integridade e autenticidade: a cópia digital deve ser idêntica ao original em papel, sem adulterações, e com autenticidade comprovada (por certificação digital ou assinatura eletrônica) para garantir integridade.
Rastreabilidade: todo o processo de digitalização deve ser registrado (quem digitalizou, data, local, etc.), gerando uma trilha auditável que comprove a conformidade.
Qualidade da imagem: é necessário escanear com qualidade mínima de 300 dpi (600 dpi para documentos detalhados), reproduzir as cores fielmente e salvar em formato adequado (PDF/A para textos, PNG para imagens) para assegurar legibilidade e integridade.
Confidencialidade: se o documento contiver informações sigilosas, o acesso à versão digital deve ser controlado, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-lo.
Interoperabilidade: utilizar formatos padrão garante que o arquivo digital possa ser lido em diferentes sistemas e no futuro, mantendo o mesmo conteúdo independentemente da tecnologia.
Quais documentos podem (ou não podem) ser digitalizados conforme o decreto?
Em geral, praticamente qualquer documento em papel pode ser digitalizado nos padrões do Decreto 10.278/2020. Contratos, notas fiscais, prontuários, relatórios, desenhos técnicos e muitos outros podem se tornar digitais com valor legal, desde que sejam seguidos todos os requisitos técnicos exigidos.
Exceções: Alguns documentos específicos não adquirem valor legal somente com a digitalização, portanto os originais em papel não podem ser descartados. São eles:
Documentos originalmente digitais (já nascem eletrônicos e seguem legislação própria de certificação digital, ex.: MP 2.200-2/2001);
Documentos de operações do sistema financeiro (possuem normas específicas, ex.: Resolução BCB nº 4.474);
Arquivos em microfilme;
Conteúdos audiovisuais (vídeos, áudios);
Documentos de identificação pessoal (RG, CNH, carteiras profissionais etc.);
Documentos que por lei exigem a via física original (por exemplo, a CNH durante a condução de um veículo);
Documentos de valor histórico (que devem ser preservados em papel, mesmo após digitalizados).
Fora essas exceções, todos os demais documentos podem ser digitalizados com validade jurídica, desde que se cumpram rigorosamente os critérios legais e técnicos definidos.
Como digitalizar documentos conforme o Decreto 10.278 (Passo a Passo)
Para implementar a digitalização com validade jurídica, siga estes passos:
Planejamento: selecione e organize os documentos que serão digitalizados, definindo prioridades e cronogramas (verifique se não há itens nas exceções do decreto).
Configuração do scanner: use equipamentos de alta qualidade, com resolução mínima de 300 dpi (600 dpi para detalhes) e configurações de cor conforme o original; salve nos formatos adequados (PDF/A para textos, PNG para imagens).
Autenticidade: aplique assinatura digital ou eletrônica ao arquivo para garantir que o documento digitalizado seja autêntico e não tenha sido alterado após o escaneamento.
Indexação e gestão: utilize um sistema GED para armazenar os arquivos com segurança, incluindo metadados (título, data, tipo, etc.) para facilitar buscas, e defina controle de acesso conforme a confidencialidade de cada documento.
Controle de qualidade: após digitalizar, verifique se todas as páginas estão legíveis e completas. Mantenha registros (logs) do processo para possibilitar auditoria futura.
Descarte seguro: depois de validar os arquivos digitais (e exceto nos casos de documentos históricos), elimine os originais em papel de forma segura (por exemplo, trituração certificada) e registre a data e o lote do descarte.
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Nossa equipe especializada cuida de todas as etapas, do planejamento à digitalização e ao descarte seguro dos papéis, assegurando que sua empresa fique 100% em conformidade legal. Desse modo, você elimina burocracias e ganha produtividade, sem se preocupar com detalhes técnicos.
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FAQ – Perguntas frequentes sobre digitalização com validade jurídica
O que é o Decreto 10.278/2020 e qual é seu objetivo?
É o decreto federal que define regras e padrões técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados com validade jurídica. Seu objetivo é permitir que documentos digitalizados tenham o mesmo valor legal dos originais em papel, facilitando a substituição dos arquivos físicos por eletrônicos sem perder autenticidade e segurança.
Documentos digitalizados têm a mesma validade jurídica dos originais?
Sim, desde que a digitalização seja feita de acordo com os requisitos do Decreto 10.278/2020. Cumprindo os padrões de qualidade de imagem, integridade, autenticidade e demais critérios, a cópia digital produz os mesmos efeitos legais do documento original. Na prática, isso significa que o arquivo eletrônico pode ser usado oficialmente como prova, assim como o papel, sem prejuízo jurídico.
Quais documentos não podem ser descartados após a digitalização?
Alguns tipos de documento não são abrangidos pelo decreto, então mesmo que sejam escaneados é preciso manter os originais físicos. Entre eles estão: documentos que já nascem digitais, registros do sistema financeiro (que têm legislação própria), arquivos em microfilme, conteúdos audiovisuais, documentos de identificação pessoal (RG, CNH etc.) e documentos que por lei exigem via física original (como a própria CNH em uso). Além disso, documentos de valor histórico devem ser preservados em papel. Fora essas exceções, para todo o restante vale a regra: digitalizou dentro dos padrões, o papel pode ser eliminado.
Como fazer a digitalização de documentos com valor legal?
Para garantir validade jurídica às digitalizações, é preciso seguir as boas práticas definidas em lei. Isso inclui usar equipamentos de alta resolução (300 dpi ou mais), salvar os arquivos nos formatos exigidos (PDF/A, PNG), manter a integridade aplicando assinatura digital ou eletrônica em cada documento, e armazenar tudo em sistema seguro que registre logs de auditoria. Em resumo, devem-se assegurar integridade, rastreabilidade, qualidade de imagem, confidencialidade e interoperabilidade em todo o processo. Se tudo isso parecer complexo, contar com uma empresa especializada (como a eBox) é a melhor saída para cumprir todos os requisitos sem complicação.
O que é “digitalização certificada” de documentos?
“Digitalização certificada” é o termo usado para descrever a digitalização de documentos feita rigorosamente conforme os padrões legais, de forma que o arquivo digitalizado seja certificado como autêntico e válido. Em outras palavras, significa digitalizar com alta qualidade, gerar um arquivo fiel (idêntico ao original) e aplicar mecanismos de autenticação (certificado digital, hashes ou assinaturas eletrônicas) que comprovem a autoria e integridade do documento digital. Assim, o documento escaneado passa a ter valor legal equivalente ao do documento físico original.
