Como escolher uma empresa de digitalização de documentos
Bons parceiros podem ser a chave para o sucesso de uma organização — e, quando falamos na segurança dos dados, é essencial contar com uma empresa de digitalização de documentos que
garanta um armazenamento confiável de suas informações. Mas fica a dúvida: como escolher a melhor parceria?
O fato é que não é inteligente gerenciar arquivos usando recursos analógicos. Se determinado colaborador precisa encontrar uma informação e os documentos estão armazenados em escaninhos ou pastas, essa tarefa se torna difícil. A equipe acaba desperdiçando um tempo que poderia ser dedicado a atividades de cunho estratégico.
A melhor alternativa é, então, contar com uma companhia para
digitalizar e gerir sua documentação. Continue a leitura e saiba como encontrar a parceira ideal!
Analise a tecnologia usada pela empresa de digitalização de documentos
O primeiro passo para encontrar uma boa empresa de digitalização de documentos é entender a tecnologia que ela aplicará na documentação do negócio. Investigue se o possível parceiro compreendeu os processos da empresa e se tem capacidade não apenas para
digitalizar seus arquivos, mas gerenciar as imagens e aumentar a segurança dos dados.
Um bom fornecedor é aquele que está alinhado às maiores tendências e disposto a adotar novas tecnologias. Certifique-se de que os processos estejam de acordo com as práticas mais atuais do mercado — um sistema de nuvem, por exemplo, é essencial para garantir a segurança dos dados.
Preze pela qualidade
A melhor empresa de digitalização de documentos é aquela que oferta um serviço de ponta a valores justos. Mas não caia na armadilha dos preços: antes de fechar um acordo com algum parceiro, pesquise sobre a qualidade do serviço oferecido.
Peça, ainda, para analisar os trabalhos realizados pela prestadora. Além da qualidade técnica, fique de olho na opção que vá além da digitalização, organizando e integrando os sistemas onde serão armazenadas as informações.
Consulte a credibilidade
Como descobrir se a qualidade do parceiro é aquela da qual a empresa precisa? Um bom caminho para realizar essa pesquisa é pedir a opinião de ex-clientes e do público atual da prestadora. Analise as companhias que fazem parte do portfólio do possível fornecedor.
Analise o ramo de atuação desses clientes e responda a algumas questões simples: a parceira tem
know-how em seu segmento? Ela está alinhada à sua cultura organizacional?
Busque por um diferencial competitivo
É importante pesquisar por parceiros com diferenciais que os distingam dos concorrentes. Verifique aquilo que é oferecido aos clientes, especialmente quanto à segurança da informação.
Afinal, não adianta apenas digitalizar a
documentação: é essencial que tais informações sejam salvas com cuidado e permaneçam acessíveis somente ao pessoal autorizado.
Opte pela guarda simples ou pela guarda gerenciada
Um importante diferencial para uma empresa que realiza a digitalização de documentos é a guarda gerenciada. Nesse caso, diferentemente da guarda simples, cada arquivo recepcionado recebe uma identificação (na maioria das vezes, um código de barras que é registrado em um sistema eletrônico).
Diante da necessidade de utilizar um documento, basta que a empresa abra uma Ordem de Serviço e, então, o arquivo é facilmente encontrado pela prestadora. Uma guarda gerenciada pode incluir ou não a digitalização dos documentos. Portanto, atente ao pacote de serviços oferecido antes de fechar o contrato!
Alinhe as necessidades
Não basta contratar um fornecedor com boa popularidade no mercado se ele não está alinhado às necessidades da empresa.
Antes de assinar o contrato, busque saber se o parceiro tem uma cultura organizacional adequada. Sua estrutura dará conta da demanda? Ele pratica preços que estão dentro de suas limitações orçamentárias?
Escolher a melhor empresa de digitalização de documentos é um processo que requer cuidado. Pesquise, além dos preços, a qualidade do serviço ofertado. Não se acanhe na hora de falar com clientes atuais ou antigos — e aposte na internet para pesquisar mais sobre esse prestador.
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