Como organizar prontuários de funcionários: do arquivo físico ao digital com segurança

Organizar os prontuários de funcionários é uma tarefa essencial para manter o RH eficiente, reduzir riscos e garantir a conformidade com a legislação. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades com arquivos físicos, documentos dispersos, falta de padronização e processos manuais que comprometem a agilidade e a segurança das informações.

Com a transformação digital, a adoção do prontuário eletrônico deixou de ser apenas uma tendência para se tornar uma necessidade. Além de otimizar a gestão de documentos, a digitalização contribui para o atendimento às exigências da LGPD, do eSocial e de auditorias trabalhistas, desde que seja realizada com critérios de segurança e organização.

Pensando nisso, preparamos este artigo com 6 passos para você descobrir como organizar prontuários de funcionários de forma prática, conhecer as etapas para migrar do arquivo físico para o digital e entender quais cuidados são indispensáveis para proteger os dados dos colaboradores e manter sua empresa em conformidade com a legislação.

Acompanhe!

1. Faça um levantamento de todos os documentos existentes

O primeiro passo é identificar onde os documentos estão armazenados. É comum encontrar arquivos distribuídos entre:

• armários físicos;
• caixas de arquivo morto;


• computadores individuais;


• servidores compartilhados;


• e-mails;


• serviços de armazenamento em nuvem.

Centralizar esse diagnóstico ajuda a entender o volume de documentos e definir um plano de organização.

2. Padronize a estrutura das pastas

Independentemente de serem físicas ou digitais, todas as pastas devem seguir um padrão.

Uma estrutura simples pode conter categorias como:

• Admissão;


• Contrato;


• Documentos pessoais;


• Saúde ocupacional;


• Férias;


• Alterações contratuais;


• Treinamentos;


• Desligamento.

A padronização reduz erros e facilita futuras consultas.

3. Elimine duplicidades e documentos desnecessários

Durante a organização é comum encontrar versões repetidas ou documentos desatualizados.

Antes da digitalização, revise o conteúdo para eliminar duplicidades e manter apenas documentos válidos, respeitando sempre as exigências legais de retenção.

4. Faça a digitalização dos prontuários

A digitalização de prontuários precisa ser realizada com qualidade suficiente para preservar todas as informações.

Algumas boas práticas incluem:

• utilizar scanners profissionais;


• gerar arquivos em PDF pesquisável (OCR);


• manter boa resolução das imagens;


• verificar a legibilidade antes do descarte do papel;


• adotar nomenclatura padronizada para os arquivos.

Digitalizar sem organização apenas transfere o problema do papel para o computador.

5. Controle o acesso aos documentos

Nem todos os colaboradores devem visualizar todas as informações do prontuário.

Uma política adequada de permissões deve considerar:

• acesso por perfil;


• autenticação segura;


• registro de quem visualizou ou alterou documentos;


• histórico de movimentações;


• controle de compartilhamentos.

Esse cuidado é fundamental para atender aos princípios da LGPD.

6. Mantenha uma rotina de atualização

Organizar uma única vez não resolve o problema.

Sempre que houver:

• alteração salarial;


• mudança de função;


• férias;


• novos exames;


• treinamentos;


• advertências;


• desligamento,

O prontuário deve ser atualizado imediatamente.

Isso evita documentos incompletos ou divergências durante auditorias.

LGPD: como proteger os dados dos colaboradores

Os prontuários contêm diversos dados pessoais e, muitas vezes, dados sensíveis, como informações médicas.

Por isso, a empresa deve adotar medidas técnicas e administrativas para garantir a segurança de dados de colaboradores conforme a LGPD.

Entre elas:

• controle de acesso;


• criptografia dos documentos;


• backups automáticos;


• armazenamento seguro;


• rastreabilidade das operações;


• política de retenção e descarte.

Esses cuidados reduzem significativamente os riscos de vazamentos e acessos não autorizados.

Quanto tempo guardar documentos de funcionário?

Uma dúvida frequente dos profissionais de RH é: quanto tempo guardar documentos de funcionário?

A resposta depende do tipo de documento, já que diferentes legislações estabelecem prazos distintos de guarda.

De forma geral:

• alguns documentos devem ser mantidos por cinco anos;


• outros precisam permanecer arquivados por prazos maiores;


• determinados registros relacionados à saúde e segurança do trabalho possuem regras específicas.

Por isso, é importante contar com uma política de retenção documental alinhada às exigências legais e atualizada sempre que houver mudanças na legislação.

Arquivo morto ou prontuário eletrônico?

Durante muitos anos, o arquivo morto do RH foi a principal forma de armazenamento.

Hoje, esse modelo apresenta diversas limitações:

• ocupa espaço físico;


• dificulta buscas;


• aumenta o risco de extravio;


• torna auditorias mais lentas;


• dificulta o trabalho remoto.

Já o prontuário eletrônico de funcionário oferece vantagens importantes:

• acesso rápido às informações;


• pesquisa instantânea por documentos;


• controle de permissões;


• histórico de alterações;


• backup automatizado;


• integração com processos digitais.

Mais do que substituir o papel, ele transforma a gestão documental do RH em um processo muito mais eficiente.

Como um GED para RH facilita toda a gestão documental

À medida que a empresa cresce, controlar documentos manualmente se torna cada vez mais complexo.

É nesse cenário que um GED para RH (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) faz diferença.

Além da digitalização, uma plataforma especializada permite:

• centralizar todos os documentos dos colaboradores;


• automatizar fluxos de aprovação;


• controlar versões;


• registrar auditorias;


• localizar arquivos em segundos;


• definir permissões por usuário;


• manter conformidade com a LGPD e processos trabalhistas.

O resultado é um RH mais organizado, seguro e preparado para responder rapidamente às demandas internas e legais.

Transforme a gestão documental do RH com mais segurança

Organizar o prontuário de funcionário vai muito além de digitalizar documentos. É necessário estruturar processos, controlar acessos, manter conformidade com a legislação e garantir que todas as informações estejam disponíveis sempre que forem necessárias.

A Dochr reúne essas funcionalidades em uma plataforma especializada para RH, permitindo centralizar documentos, automatizar processos, fortalecer a segurança das informações e reduzir riscos relacionados à LGPD e às obrigações trabalhistas.

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